Un documento que llega por cualquier canal y queda en su expediente
Cada documento queda clasificado por tipo y canal, ligado a su expediente, con lo que falta y a dónde va; el sistema prepara la carga y una persona la confirma
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Expedientes notariales con documentos cotejados antes de escriturar
Para notarías: cada expediente con su etapa, sus documentos leídos y cotejados, y una biblioteca que responde con su fuente o dice que no sabe.
Qué se resolvió
De la operación a mano a un sistema que la lleva
Antes
Los documentos de cada expediente llegaban por correo, mensajería, portales y ventanilla; alguien los buscaba, los abría y comparaba a ojo el nombre y las claves contra la escritura. Un apellido de menos o un orden distinto se descubría tarde, y los requisitos de cada banco vivían en la memoria de quien llevaba el trámite.
Después
Ningún expediente avanza con un dato que no coincide, cada respuesta de la biblioteca trae su fuente o dice que no la tiene, y cada expediente queda turnado y con su responsable a la vista.
Lo que gana la operación
Datos que no se descuidan
Nombre, claves y vigencia se cotejan con reglas fijas antes de que el expediente avance.
Respuestas con fuente
La biblioteca cita el documento del que sale cada respuesta; si no lo tiene, lo dice.
Un expediente, una etapa
Cada trámite con su etapa, su responsable y quién lo detiene.
Carga repartida
Los expedientes se turnan por especialidad y carga, y la decisión final queda registrada.
Cómo lo resolvimos
Los procesos que atacamos
Un expediente que dice en qué etapa va y qué lo detiene
Cada expediente muestra su pendiente principal, su responsable y las nueve etapas del trámite con sus plazos, y cuando lo detiene un tercero, quién y desde cuándo
Un documento de identidad leído y cotejado antes de escriturar
El sistema lee el documento, lo coteja con reglas fijas contra el expediente y detiene el trámite cuando un dato no coincide
Un requisito consultado con su fuente, o sin respuesta
La biblioteca busca en los documentos de la notaría, responde solo con lo que encuentra y cita de cuál salió; si no hay fuente, lo dice y no responde
Cada expediente turnado a quien corresponde dentro de 24 horas
La plataforma identifica el equipo y las excepciones del padrón, revisa la carga y propone a quién turnar; la coordinación confirma o cambia con un motivo que queda…
Un tablero que dice dónde se detiene cada expediente
El tablero muestra por institución y por etapa cuántos expedientes hay y cuántos días lleva cada tercero con ellos; un asistente responde sobre los expedientes…
Por qué existe
Este proyecto nació de una notaría donde los documentos de cada trámite llegaban por todos los canales y se revisaban a ojo.
Con decenas de expedientes abiertos, varios bancos con su propio portal y abogadas con distintas especialidades, un dato distinto entre la identificación y la escritura se descubría tarde y los requisitos de cada acto dependían de quién llevaba el trámite.
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Te mostramos la demo completa y revisamos contigo si aplica a tu proceso.
