Una solicitud escrita de cualquier forma, entendida como partidas del catálogo
El texto, la lista o el documento del cliente se separan en partidas del catálogo, con las unidades ya convertidas
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De la solicitud del cliente a la entrega, en una distribuidora de material eléctrico
Para distribuidoras con miles de productos y varias sucursales: la solicitud se convierte en cotización, el precio y la existencia se protegen, la compra se prepara y cada factura se cruza con su orden.
Qué se resolvió
De la operación a mano a un sistema que la lleva
Antes
Con miles de productos, la cotización dependía de la memoria de cada vendedor. Las solicitudes llegaban en lenguajes distintos, los descuentos se autorizaban por mensaje sin ver el margen, la existencia se descubría al surtir, la compra se armaba por intuición y las facturas de proveedor se cotejaban a mano contra la orden.
Después
Cada solicitud llega a la cotización con partidas del catálogo y existencia a la vista, cada descuento con su margen calculado, y cada factura con su cruce contra la orden antes de llegar al ERP.
Lo que gana la operación
Cotizaciones completas
Cada solicitud llega con complementos, alternativas y la existencia de la sucursal ya revisada.
Margen protegido
Cada descuento se evalúa contra la política y llega a gerencia con el margen calculado.
Compras con criterio
La orden de la semana sale de la demanda, el tiempo de entrega y la temporada.
Facturas cruzadas
Cada factura se compara con su orden antes de registrarse en el ERP.
Cómo lo resolvimos
Los procesos que atacamos
Una cotización completa, con inventario, alternativas y complementos
Cada partida muestra lo que hay en la sucursal, ofrece equivalentes cuando falta y propone lo que casi siempre se compra junto
Un descuento que protege el margen y un traslado antes de comprar
Cada descuento se evalúa contra la política y las faltas se cubren primero con lo que sobra en otra sucursal
La compra de la semana, armada con demanda, entrega y temporada
La orden sugerida cubre el tiempo de entrega más tres semanas de venta y se agrupa por proveedor
Una factura de proveedor cruzada con su orden antes de registrarse
La factura se lee y se compara con su orden; la que cuadra se registra y la que no se detiene con el motivo
Un pedido entregado, o una nota de crédito lista cuando no se pudo
Cada camión muestra sus paradas y una entrega fallida llega con su nota de crédito y su reprogramación preparadas
Cada decisión de los agentes queda con su rastro
Los agentes preparan sobre el ERP y los sistemas existentes, y cada acción queda registrada con su responsable
Por qué existe
Este proyecto nació de una distribuidora de material eléctrico donde cotizar, autorizar descuentos y cotejar facturas dependía de pocas personas y de mensajes sueltos.
Con miles de productos y varias sucursales, la venta cruzada dependía de que el vendedor se acordara, los descuentos se autorizaban sin registro y la conciliación de facturas con las órdenes se hacía renglón por renglón.
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